Değer Akış Haritalama – VSM (Value Stream Mapping), Yalın Dönüşüm’ün olmazsa olmaz bir yalın aracı olmakla birlikte; çoğu zaman anlamından koparılan ve Görmeyi Öğretmekten çok şekilci bir eziyete dönüşen yalın bir araç halini almaya başladı. İşte tam da bu noktada Değer Akış Haritalama – VSM (Value Stream Mapping) ile ilgili yanlış anlaşılmalara son verecek ve kafalardaki karışıklıkları giderecek bir yazı yazmanın gerekli olduğunu düşünmeye başladım.
Burada yıllar önce Değer Akış Haritalama-VSM konusunda en kapsamlı yazıları yazan biri olarak artık bugün VSM’in nasıl çizilmesi gerektiğine dair kaynağa ulaşma veya yöntemle ilgili bilgilere erişime dair herhangi bir eksiğimiz olduğunu artık düşünmüyorum. Bu bilgi bolluğunda asıl ihtiyacın, Yalın Dönüşüm’de haritalama aracının kullanımında nasıl yanılgılara düştüğümüzü anlamak ve sahadaki sayısız tecrübeden yola çıkarak, uygulayıcılara dönük şekilde bir yol göstermek olduğunu düşünüyorum.
Gelin VSM ile ilgili doğru bilinen yanlışları şöyle bir toparlayalım.
1- VSM, Katma Değerli Bir Aktivite Değil Zorunlu Bir İsraftır
Değer Akış haritaları, Görmeyi Öğrenmek kitabının çıktığı günden itibaren Yalın Araçların şahı, dönüşümün anahtarı gibi sunulageldi. Bunda kitabın müthiş sade anlatım tarzı ve olayları vaka ile ele alan ve size de kendi işletmenizde uyguladığınızda ne harikalar yaratacağınızı vaat eden dili etkili olmuş olabilir. Zaten bir kitabı okunabilir ve başarılı kılan şey de tam olarak budur. Ancak burada yanlış anlaşılan konu VSM çizildiğinde sanki Yalınlaşılıyormuş yanılgısına düşülmesi oldu.
Burada netleştirilmesi gereken konu, VSM’in size israfları gösteren bir araç olduğu gerçeğini unutmamanız. VSM hiçbir zaman israflarınızı ortadan kaldırmayacak, israflarınızı bulmanızı ve görmenizi sağlayan bir planlama aracı olarak hizmet edecek. O yüzden israfları ortadan kaldıracak katma değerli Kaizen aktiviteleri öncesi size yol gösteren bu aracın “zorunlu israf” olduğunu unutmayın.
VSM’lerinizin içinde boğulup büyük resmi kaçırmayın, uygulamaya dönük VSM’inizi çizin ve uygulamaya geçin!
2- VSM, Yalın Ofis’in Değil Değer Akışındaki Herkesin Sorumluluğudur
Benim de çalıştığım birçok projede hevesle değer akış haritaları çizildi israflar tespit edilip aksiyonlar listelendi ancak konu uygulamaya geldiğinde VSM’i çizenler sanki o ekip değil de, başkasıymışçasına çil yavrusu gibi dağıldığı ve aksiyonlara gelindiğinde Yalın Ofis’in yalnız başına kaldığı bir garip aktivite oldu VSM’ler. VSM her ne kadar Yalın Ofis tarafından modere edilen bir çalışma olsa da adı üstünde değer akışına temas eden her departmanı dikine kesen bilgi malzeme ve proses akışlarının ta kendisi.
Geniş katılımlarla başlayan; ancak toplantılar uzadıkça ve harita bir türlü açılmadıkça bunalan katılımcıların bir bir eksilmesiyle yalın ofisin bi başına kaldığı VSM aktiviteleri hevesleri kursakta bırakabiliyor. O yüzden sahayla teması koparmadan, şekilcilik ve harita detaylarında boğulurken ilgi ve dikkati kaybetmeden bize israfı gösterecek bir haritalama ile yola koyulmanız en iyisi olacaktır.
Tüm birimlerin geniş ve sabırlı katılımı ile Yalın Ofis’i yalnız bırakmayan, şekilcilikten uzak, sahayla bağlantıyı koparmayan ve eyleme dönük bir VSM çizin!
3- VSM Prosesleri İyileştirmez, Potansiyelleri Gösterir
VSM ile ilgili düşülen bir diğer büyük hata da VSM’de israfı görüp haritaya işaretleyince onu yok ettiğimiz yanılgısına kapılmamız. VSM size israfları topluca görebilme ve bunları kendi içinde belirli bir mantık sırasına göre ortadan kaldırarak akışa nasıl katkı sunabileceğinizi gösteriyor.
İsrafları görebilmek kadar israfın arkasındaki bağlamı anlıyor olmalısınız. Haritada sadece ….. israfı olarak bir tespitte bulunuyor olmanız o israfı ortadan kaldırmak için yeterli değildir. İlgili israfın arkasında yatan sebepleri irdelemedikçe, söz konusu israfı sayısal olarak ifade etmedikçe haritanız şekillerden ve israf noktalarını gösteren şirin bir şekilden ibaret kalır.
Haritada göstereceğiniz her israfı bağlamıyla birlikte değerlendirin. İsrafın arkasındaki dalgalanma ve aşırı yüklenme problemlerini gözleyin. Kapasite ile ilgili bir sorun veya darboğaz söz konusu ise sayısal verilerle argümanınızı güçlendirin. Potansiyeli sayısal olarak ifade edin!
4- İsrafların Olmadığı Mevcut Durum Haritası, Gelecek Durum Haritası Değildir!
VSM’de mevcut durum haritası çizilip israflar işaretlenmeye başlayınca ekibe bir rehavet çöker. İsrafları bulmuş olmanın verdiği rahatlık sanki ekibi gelecek duruma ulaştıkları yanılsamasına sürükler. Gelecek durum haritası çizmeye başlandığında ya harita yüzeysel çizilir veya mevcut durumun israfsız bir kopyası beliriverir. Bu hataya düşülmesinin bir diğer sebebinin de Görmeyi Öğrenmek kitabında gelecek durum tasarımı ile ilgili bilgilerin ve çekme sistemine dair bilgilerin çok detay aktarılmaması olabilir kanaatindeyim.
Durum böyle olunca çekme sistemleri, seviyelendirme, kanbana dair argümanlara çok bulaşamayan ekipler, genellikle birkaç proses akış iyileştirme çalışması veya israfların olmadığı proses kutuları çizerek gelecek durumu gargaraya getirmek zorunda kalabilirler. Mükemmel bir gelecek durum haritası çizmek zorunda değilsiniz; ancak gelecek durum tasarımında koymuş olduğunuz malzeme akış ve kontrol sistemlerinin mantığını kavrıyor olmalısınız; aksi halde gerçekleşmeyecek bir Karakalem kroki çalışması çiziktiriyor olabilirsiniz.
Gelecek durum size israfsız bir mevcut durumun ötesinde malzeme ve bilgi akış yönetimini kökünden değiştirecek argümanlar sunmanızı ister. Gelecek durumu tasarlamadan önce gelecek durum tasarımında kullanılan yalın araçları tanıyın ve mantığını kavrayın.
5- Uygulamaya Dönüşmemiş VSM Aksiyonları İsrafın ta Kendisidir
VSM çalışmalarında mevcut durum tespiti sonrası sizi gelecek durum tasarımına ulaştıracak yol haritasını çıkartma işi belki de bu “zorunlu israf” aktivitesinin en “kayda değer” kısmı olabilir. Ancak tek bir şartla! Uygulayacaksanız!
Mevcut durum haritasında israfları ardı arkası kesilmeden yazmanın israfı çözme yanılsaması yarattığından bahsetmiştim, bu yanılsamanın bir diğer negatif çıktısı da sizi çarşaf çarşaf aksiyon listelerine boğacak olması ve yorgunu yokuşa sürüp erken havlu atmanıza sebep olması. Daha gelecek durum tasarımına ait aksiyonlar listelenmeden aksiyon listelerinin yarattığı hazımsızlığın ekipte bıkkınlıklara sebep olmaması için; israfları, israfların arkasındaki sebepleri, bağlantıları anlamalı ve bağlama dönük aksiyon önceliklendirme yapmalısınız. Tüm israflara aynı anda saldırarak Yalınlaşamazsınız. Doğru bir önceliklendirme ve doğru sıralama ile harcayacağınız efor çok daha azalacak, kaydedeceğiniz ilerleme, sonrası için sizi daha da motive edecektir.
Aksiyon önceliklendirme için kullanacağınız yöntem yine “kanban” olmalıdır. Aksiyonlar ilerlemeden yeni aksiyonlar ekleyip bekleme israfına ve fazla aksiyon israfına yol açmayın!Aksiyonları limitleyecek, ilerlemeyi ön planda tutacak bir aksiyon yönetim metodolojisi geliştirin!
Sonuç
VSM-Değer Akış Haritalama (leanviser içeriğine buradan ulaşabilirsiniz) Yalın Dönüşüm ile ilgilenen herkesin belki ilk başvurduğu (veya öyle dendiği için başvurmak zorunda kaldığı) bir Yalın Araç. Bazılarımız için müthiş bir görselleştirme aracı olurken bazılarımız için aşılması gereken bir zorunluluk edasıyla yapılan angarya bir işten öteye gidemiyor. VSM en nihayetinde kimseye bir mucize vadetmiyor; ancak doğru kullanıldığında çok iyi bir yol haritası sunduğu kesin. Kendisine mucize atfedenlerinse hüsrana uğraması çok olası. Her zaman ifade ettiğim gibi,
Yalın Araçlar sizi sadece yolda tutar! Aslolan ve size yol gösterecek olanlar Yalın prensiplerdir!
