Yalın Dönüşüm’lerde kick-off sonrası hevesli ekibin bir süre sonra dağıldığını fark eder ve onlardaki bu bıkkınlığın sebebini araştırırsınız. Eğer kök nedene inmeyi başarırsanız metal yorgunluğunun arkasındaki bir diğer faktörün de organizasyonun üzerindeki kötü alışkanlıklar (alışkanlık geliştirememe problemi) olduğunu görürsünüz.
Çalışmak üzere anlaşılan konu başlıkları ertelenir, günlük sabah toplantıları (asakai) için belirlediğiniz rutinler bozulur, önceden doldurulan aksiyon tabloları güncelliğini zamanla yitirir, belirlenen kaizen toplantıları devamlı olarak bir sonraki haftaya sarkar ve Yalın Dönüşüm, faaliyetleri alışkanlığa dönüştürememiş organizasyonun üstüne devamlı ertelenen bir diyetin pişmanlığı gibi çöküverir.
Zayıflama Macerası vs. Yalın Dönüşüm Macerası
Aslına bakılırsa Yalın Dönüşüm ile diyet programları arasında inanılmaz bir benzerlik olduğunu da göz ardı etmemek gerekir.
- Her ikisi de bir rehber (danışman-diyetisyen) eşliğinde yürütülür
- Her ikisinin de nasıl yapılacağını anlatan yöntemler kitaplarda vardır
- Her ikisi de periyodik ziyaretler ve raporlama ile takip edilir.
- Her ikisinde de amaç organizmayı daha çevik hale getirmek üzere sistemi fazlalıklardan (yağlar vs. stoklar-israflar) arındırmaktır
Benzerlikler kadar başarısızlık hikayeleri de aslında aynı kök nedene dayanır: Alışkanlık Geliştirememe – Yaşam Biçimi Haline Dönüştürememe. Yani yönetsel terminoloji ile dile getirirsek: Sürdürülebilirlik Problemi
Zayıflama macerası geçirmiş biriyseniz; başarılı olduğunuz her diyet macerasının ardından geçen 3-5 ayda eski kilonuza dönmeye başladığınızı (ve hatta bazen eski kilonuzun üzerine çıktığınızı) görürsünüz. Diyet döneminde kendinizi yasaklarla dolu diyet listelerine mahkum ederken; bir yandan zayıfladığınız (ve her şeyi yeniden yiyebileceğiniz) zamanın hayaliyle yanıp tutuşursunuz. Hedef kiloya ulaştığınızda başarmış ve rahatlamış hissedersiniz. Artık bu çile bittiğine göre siz de artık istediğiniz her şeyi doya doya yiyebilecek özgürlüğe sahipsinizdir. İşte yanılgı tam da bu noktada başlar. Alışkanlık haline gelmemiş rutinleri terk ettiğiniz anda sağlıklı yaşam dönüşümünüzü de noktalamış olursunuz. Kısıtlı iradenize bağlı olarak yürüyen diyet programınız ne yazık ki işe yaramamıştır. Tekrar kilo almaya başlar ve yağsız (yalın) bir bünyeden her geçen gün uzaklaşırsınız.
Bu hikaye Yalın Dönüşümler için de aynı kurgudadır. Bir danışman eşliğinde kaizenlerde uçar, coşarsınız. Sizi sıkıştıran dış faktör (danışman-diyetisyen) ortadan kalktığı anda; zorla yapmakta olduğunuz Yalın Dönüşüm faaliyetlerini alışkanlık haline getiremediğiniz için geriye kaymaya başlarsınız. Bu durum yeni bir eğitim-uygulama-danışmanlık sürecine yeniden başlayana kadar aynı şekilde sürer gider. Çünkü marifet danışmanda değil; sorun Alışkanlıklardadır
İradeyi İdareli Kullanmak
Yalın Dönüşüm de aynı kilo vermek kadar zor ve hem kişilerin hem de organizasyonun bütünü için bir irade imtihanı gibi görünüyor. Ancak durum ne yazık ki göründüğü gibi değil. Süreci bir irade imtihanından çok bir alışkanlık geliştirme problemi olarak ele aldığınız zaman olaya bakış açınız tamamen değişiyor.
Charles Duhigg, Alışkanlıkların Gücü kitabında iradenin, idareli tüketilmesi gereken kısıtlı bir kaynak olduğunu ve irade gerektiren eylemlerin alışkanlığa dönüştürmenin bir yolunun bulunması gerektiğini söylüyor. Bir faaliyeti alışkanlığa dönüştürmenin arkasında da üç ana faktör olduğunu belirtiyor. Bunlar;
- Rutin
- İşaret
- Ödül
olarak sıralanıyor. Bu faktörleri kullanarak bir Kötü Alışkanlığı yenisiyle değiştirme dönüştürme işi 4 adımdan oluşuyor. Gelin hep birlikte bu 4 adımı hem beslenme rutinimizdeki hem de Yalın Dönüşüm’lerdeki kötü alışkanlıklar için ele alalım…
1- Faktörleri Tespit Edin
Öncelikle alışkanlığınızı oluşturan faktörleri bulmanız ve bu alışkanlığa sebep olan işaret, rutin ve ödülün ne olduğunun farkına varmanız gerekiyor.
Alışkanlığınız için sizi hangi rutin eylem tetikliyor?
Çalışma gününün sonunda eve gelip dolabın kapağını açmak mı? Ya da ekip ile yemeğe çıkıp günü değerlendirmek mi? Öğlen arası bir fast-food restoranının önünden geçmek mi?
Sizi bu alışkanlığa iten işaret nedir?
Düşük kan şekeri mi? Stres ve sıkıntı mı? Açlık mı? Günün sonunun gelmesi mi?
Bu alışkanlığın size sunduğu ödül nedir?
Yemeğin size sunduğu lezzet mi? Yemek yemenin verdiği rahatlama, stresten o an için uzaklaşma hissi mi? Yemekler vasıtasıyla farklı insanlarla tanışmak ve sosyalleşmek mi?
Gelin soruları tekrardan soralım
Alışkanlığınız için sizi hangi rutin tetikliyor?
Çalışma günü boyunca problemlerle ilgili hesap vermek mi? Problemler için kendinizi suçlu hissetmek mi? Ya da ekip ile birlikte tüm problemleri sırtlanıyor olmak mı? Öğlen arası bile o problemin yükünü omuzlarınızda hissetmek mi?
Sizi bu alışkanlığa iten işaret nedir?
Problemlerin hemen ortadan kaldırılmasının talep edilmesi mi? Sizden hemen bir çözüm beklenmesi mi? “Acil”, “Daha Acil”, “Çok daha Acil” e-mail’leri mi?
Bu alışkanlığın size sunduğu ödül nedir?
Yangın söndürme faaliyetlerinden yönetimin memnun olması mı? Problemi anlık olarak çözmüş olmanın (ya da çözdüğünü sanmanın) verdiği haz mı? O aksiyonu aldığınız için hissettiğiniz kahramanlık hissi mi?
2- Ödülü Değiştirin
Şimdi tüm bunların ışığında yapmanız gereken şey, ödülü değiştirmek ve bunu bir kontrollü deney ciddiyetinde takip etmek olmalı.
Farklı insanlarla sosyalleşmek için yemek yerine ne koyabilirsiniz? Sizi stresinizden uzaklaştıracak rahatlatacak şey yemek yerine ne olabilir? Bir yürüyüş mü? Nefes egzersizi mi?
Yangın söndürme faaliyetinin verdiği kısa süreli mutluluk yerine, sizi gerçek anlamda tatmin edecek şey ne olabilir? Probleme “atlamadan” soğukkanlı bir şekilde ekip çalışması ile kök nedeni bulmak mı? Aksiyonları standart hale getirip aynı problemle bir daha karşılaşmamak üzere çözmüş olup bunların KPI’lara yansımasını izlemek mi?
Duhigg, her ödül değiştirme deneyi sonrası sizde oluşan üç duyguyu kağıda yazmanızı tavsiye ediyor. Kağıtlara notlar almak, akıllı telefon devrinde modası geçmiş bir teknik gibi görünse de bu yöntem yaşadığınız deneyimi hafızanıza kazıyarak farkındalık düzeyinizi artırmanızı sağlıyor ve sizin alışkanlığınızın gelişiminde önemli bir rol oynuyor.
3- İşareti Bulun
Ödülü değiştiriyor olsanız bile, sizi bu rutine sokan işareti bulmadan kötü alışkanlığınızdan kurtulmanız ne yazık ki imkansız…
Rutininizi tetikleyen işaret aynı saatte orada bulunuyor olmanız mı? Sizi yemeğe davet eden arkadaşlarınız mı? Yoksa bir ses, koku ya da mekanın kendisi mi? Duygulanım durumunuz bir işaret olabilir mi? Yer, zaman, ortam ve sizi o eyleme iten faktörleri sıralayın.
Şikayet ve talep dolu maillerle dolup taşan mail kutunuz bir işaret olabilir mi? Amirinizin sizi her sabah makamına çağırması? Toplantılarda süreçlerin sorgulanması yerine şahsınızın suçlanması mı? Ya da suçluluk duygusu içinde olmak mı sizi yangın söndürme alışkanlığına itiyor?
Problemler kişilerin (KİMlerin) sorgulandığı bir mahkeme fırsatı olarak mı görülüyor; yoksa NEDENlerin ve süreçlerin sorgulandığı gelişim fırsatları olarak mı kutlanıyor? Problemler çalışanların duygulanımında stres yaratan mı; yoksa mücadeleyi tetikleyen işaretler olarak mı algılanıyor?
4- Aksiyon Planınızı Hazırlayın
Faktörleri tespit ettiniz, İşareti buldunuz, ödülü değiştirdiniz. Sıra geldi alışkanlığınızı bu 3 faktöre göre yeniden şekillendirecek aksiyonları almaya… Alışkanlığınızı bir eylem cümlesi halinde yazıp uygulayarak işe başlayabilirsiniz. Rutin (eylem) cümlenizin içerisinde o alışkanlığı geliştirmenize yardımcı olacak ödülü, işareti, işaret saatini ve gerekiyorsa süreyi tanımlayın. Deneyimlerinizi yazmayı lütfen unutmayın!
SONUÇ
Artık siz de Yalın Dönüşüm yolculuğunuzdaki kötü alışkanlıklarınızın gelişmesindeki faktörleri tanıdınız. Yalın Dönüşüm’ü angarya olarak görmenize sebep olan engellerin farkına vardınız.
- Şimdi günlük yönetim sisteminizin (GYS) yerini ve saatini (işaret) belirleyebilir,
- GYS’nin takipçisi olduğunuzu ve sürece liderlik ettiğinizi gösterebilir (işaret)
- Ekibinizin karşısında değil yanında olduğunuzu davranışlarınızla destekleyebilir (işaret)
- Problemleri bir stres faktöründen çok bir öğrenim kaynağı (ödül) olarak görmeyi deneyebilir
- Doğru sorular sorarak ekibinizin cevabı bulmasını kolaylaştırabilir (rutin)
- Problemlere atlamak yerine onların kök sebeplerini bulabilir (rutin)
- Rasyonel şekilde KPI’lar ile süreçleri takip edebilir (rutin)
- Aksiyonları alırken problemlere atlamadan çözüm üretmenin sonuçlara olan etkisini görebilir (ödül)
- Ekibinize doğru sorular sorarak onların keşfetmesini, işine saygı duymasını sağlayabilir (ödül)
- Ve aslında en büyük ödülün Yalın Dönüşüm’de ele alınan her şeyin, -eğer alışkanlık geliştirmeyi başarırsanız- günlük rutininizin ta kendisi olduğunun farkına varabilirsiniz…
Hayatınızda değiştirmek istediğiniz tüm alışkanlıkları kazanmanız dileğiyle…
Sevgiler
Can Yükselen
