“Value Stream Mapping – Değer Akış Haritalama” olarak Türkçeye çevirdiğimiz ve Yalın Dönüşüm’de “Görmeyi Öğrenmek” için en önemli araçlardan biri olan VSM, ürün ya da hizmeti oluşturmak için ortaya konan değer yaratan ve yaratmayan faaliyetlerin akışını analiz eden bir yöntemdir. VSM proseslerdeki detaylarda boğulmaz; aksine akışı ve ürünün izlediği yolu takip ederek bütünü görmeyi sağlar. Zaten o yüzden bir diğer adı da “görmeyi öğrenmek”tir.
Müşterinin parasını ödemeye hazır olduğu “Değer” katan faaliyetler; ve müşteriyi ilgilendirmeyen ve “Muda” olan faaliyetleri birbirinden “Değer Akışı” ile ayırt ederiz. İşte bu Değer Akışının haritalanması faaliyeti ise kısaca VSM olarak adlandırılır.
Peki “İyi hoş güzel tanımlamışsın VSM’i de, nasıl yapılır bu iş? Nelere dikkat etmek lazım?” diyenler için hazırlandı bu rehber. 6 yazıdan oluşan bu diziyi her Çarşamba okuyarak VSM’in inceliklerini buradan öğrenebilir ve benden her türlü teknik ve uygulama desteğini de çekinmeden isteyebilirsiniz.
Gelgelelim VSM’in uygulamasına; VSM gerçekten anlatıldığı kadar basit mi, uygulanması çok mu dertli, hangi adımlara dikkat etmek gerekir, haritalamanın incelikleri nelerdir? İşte bu soruların tümünün cevabını artık her Çarşamba okumaya başlayacağınız bu 6 yazıda bulacaksınız.
Evet, eğer şimdi hazırsak başlayalım…
1- TEMEL KAVRAMLARI VE ZAMAN TANIMLARINI ÖĞRENEREK İŞE BAŞLAYIN
Değer Akış Haritalamaya başlamadan önce ilk yapılması gereken şey, Yalın ile ilgili en temel bazı kavramları öğrenmektir. Yalın Düşünce’nin 5 temel ilkesi, Değer, Değer Akışı, Sürekli Akış, Çekme ve Mükemmellik kavramları oturtulmadan Değer Akış Haritalama’nın ne işe yaradığı ve amacının ne olduğunun öğrenilmesi imkansızdır. Bu temel kavramlara ek olarak, VSM’de sıklıkla kullanılan Takt Zamanı, Akış Zamanı, Setup Zamanı, Çevrim Zamanı, Arıza Zamanı gibi tanımlara da aşina olunmalıdır. Çünkü bu zaman değerleri Değer Akış Haritası’nın temel bilgi kutucuklarını dolduracak olan birimlerdir.
2- HARİTANIN TEMEL BÖLÜMLERİNİN FARKINA VARIN
Bir VSM’in temel üretim akışını anlattığı varsayılır. Ancak üretim akışı iki kelimeyle tanımlandığı kadar basit bir olgu değildir. Genel kanı VSM’in malzeme akışını anlatmakla yetindiği üzerine olsa da diğer akış türü hep gözardı edilir. Üretim Akışında, malzeme akışından farklı olarak ilerleyen; ancak VSM’in en önemli kısmını oluşturan bilgi akışı vardır. Bilgi akışı düzgün sağlanmayan bir ortamda malzeme akışının ne kadar sağlıklı olabileceği şüphe götüren bir konudur. Bu yüzden VSM’lerde malzeme akışını anlatan sembollerin yanında bilgi akışını da ayrıntılı bir şekilde gösteren detayları fark edersiniz.
3- ÜRÜN AİLESİ BELİRLEMEDEN AKIŞI GÖZLEMLEMEYİN
Fabrikalar yapıları itibariyle birçok farklı ürünü tek bir bünyede üretebilen organizasyonlardır; ancak bu organizasyonun detaylarında birçok küçük ayrıntı ve değer akışı gizlidir. Örneğin her bir prosesinde 3 farklı makina bulunan 4 prosesli bir işletmede bile “en azından” 81 (3^4) farklı değer akışı bulunma olasılığı vardır. Dolayısıyla benzeri değer akışını izleyen ürünleri gruplamadan işe başlamak daha yolun başında herşeyin karışmasına sebep olabilir. Dolayısıyla ürünler, aileler şeklinde gruplanmalı ve değer akışı esas alınan aileye göre haritalandırılmalıdır.
Ürün ailesi belirlerken en önemli konulardan biri de hangi ailenin haritalama için seçileceği konusudur. Pareto esasına göre birçok işletmede Pareto’nun 80’e 20 kuralı işler. Yani ürünlerin %80’i %20’lik bir aileden; %20’si ise %80’lik bir aile grubundan üretilir. Bu durum işleri oldukça kolaylaştırır. %80’lik kısmı içeren ürünlerin ailesi haritalanıp bu bölgedeki çalışmalar ilerledikçe geriye kalan %20’lik kısımda Yokoten-Yaygınlaştırma için hazırlıklar başlatılır.
Ürün ailesi seçilirken çok basit bir metod kullanılır. Satırların veya sütunların birine ürünleri; diğerine de o ürünlerin geçtiği prosesleri yazarak bu matris işaretlenir. Matriste benzeri işaretlemelere sahip ürünler aynı ailedendir ya da akrabadır denilebilir. Çok fazla ürün ve ekipman çeşitliliği olan işletmelerde bu matris çok büyük bir boyut alabilir; ancak matriste pivotlama yapan yazılımlar mevcuttur.
4- DEĞER AKIŞ YÖNETİCİNİZİ BELİRLEYİN
VSM, Yalın Dönüşüm çalışmalarında eğer büyük çaplı bir işletmedeyseniz üst yönetimi; orta ve küçük çaplı bir işletmedeyseniz de orta kademe yöneticiler ve operatörleri etkilemenin en iyi yoludur. Elinizde böyle bir fırsat varken bu Değer Akışı’nı analiz edecek bir ekibe ihiyaç duyarsınız. Bu ekibin kesinlikle tüm proseslere hakim müthiş tecrübeli kişiler falan olmasını ne isteyin ne de bekleyin; ancak Değer Akışı Ekibini yönetecek kişiyi doğru seçmeye özen gösterin. Değer Akışı Yöneticisi kişinin konumunun üst yönetime rapor verecek pozisyonda olması gerekir. Çünkü bu kişi gerektiğinde kritik kararları alabilecek, gerekirse racon bile kesebilecek; onay mekanizmalarının çarkları arasında ezilmeden işlerin hızla ilerlemesini sağlayacak yetkinlik ve tecrübede olmalıdır.
Değer Akış ekibindeki kişilerin tecrübesiz ya da prosese hakim kişiler olmayışı VSM‘in başarısını çok fazla olumsuz etkilemez; aksine farklı uzmanlık alanındaki kişilerin değer akışının tümü hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayarak bütünü görmelerine yardımcı bile olabilir. Ama anlattığım durum elbette prosesten bi haber kişilerin ilgili birimde çalışma yapması anlamına gelmez. Çünkü VSM çalışması tam bir ekip işidir, farklı birimlerdeki kişilerin bilgi alışverişi ile sinerji yaratıp, şirket bilincini ve iyileştirme potansiyelini yükselten bir çalışmadır.
…
VSM’deki ilk 4 adımla ve VSM’deki bazı temel kavramlarla “VSM Uygulama Rehberi” yazı dizisinin ilk yazısını burada noktalıyorum. Haftaya kaldığımız yerden devam edeceğiz.
