Yalın Danışman blog sayfasına gelen birçok soru işte tam da yukarıda sözünü ettiğim konu ile ilgili. Yalın Dönüşüm konusunda hevesli ve bu işi gerçekten uygulamak isteyen birçok mühendis Yalın Dönüşüm faaliyetlerini bir şekilde devreye almak istiyorsa da kilit faktör olan yönetim desteğinin varlığını es geçtiği için sonucun hüsran olmasına şaşırmamalı. Yalın Dönüşüm’ün en kilit faktörü üst yönetimin kesintisiz desteği.
Üst yönetimin “bir şeyler olsun sonra bakarız” kafasıyla başladığı Yalın Dönüşüm’ler, “bu iş bize hiç para kazandırmıyor ya” diyerek hazin bir şekilde sona eriyor. Durum böyle olunca bu iş nasıl kotarılacak sorusunu cevaplamak da bana düşüyor.
1- ŞİRKETİN SORUNUNU TANIMLAYIN
Öncelikli olarak şirketin içinde bulunduğu durumu anlamanız gerekli. Şirket derin bir krizin içinde mi; yoksa yeni pazarlar peşinde mi? Veya satış rakamları baş aşağı mı gitmeye başladığı için herkes diken üstünde mi? Eğer şirketin sorununu tanımlayamazsanız Yalın’ı hangi alanda çözüm olarak önereceğinizi bulamazsınız. Eğer sorun üretim harici bir noktada (örneğin pazarlamada) ise; gidip Yalın Üretim faaliyetleri ile şirketi dönüştürmek boş bir çaba olacaktır. Bunun yerine pazarlama faaliyetlerini analiz edecek Yalın Araçlara ihtiyaç vardır.
2- ÜST YÖNETİM PROBLEMİN FARKINDA MI?
Sorunu tanımlamış olabilirsiniz; ancak üst yönetim bunun bir problem teşkil ettiğini düşünmüyor olabilir. Haliyle problemin varlığından haberdar olmayan bir yönetimi de değişim ve gelişim için ikna etmek imkansızdır. Problem farkındalığı olmayan bir üst yönetime düzgün bir dille şirketin sorununu tanımlayabilmeniz gerekiyor ki onları ikna etmenin ilk adımını atın.
3- ÜST YÖNETİMİ İKNA EDECEK BİRİNİ BULUN
Üst yönetim problemin farkına vardıktan sonra bunun çözümü için ilk etapta problemi tespit eden sizi sorguya çekerek kendini ikna etmek isteyebilir. Çünkü üst yönetim hemen tespit edilen bir problemi kabullenmeyip yılların verdiği işletme körlüğü ile kendini yatıştırmaya çalışacaktır. Bu konuda kesinlikle topa girip üst yönetimin sizi sıkıştırmasına izin vermeyin! Bunun yerine bu konuda bir araştırma yapacağınıza ve konu ile ilgili uzmanları bulacağınıza dair üst yönetimden zaman isteyin. Zaten biz danışmanlar bunun için varız. Farklı sektör uygulamalarında bulunarak birçok farklı problemle yüzleştiğimiz için işletme körlerini ikna etmek için çeşitli yöntemler kullanarak üst yönetiminizin farkındalığını arttırmaya çalışacağız.
4- BİR YALIN DÖNÜŞÜM LİDERİ BULUN YA DA O LİDER SİZ OLUN!
Eğer üst yönetim zaten problemin vehametini anladığında bir şeyler yapmak için hemen harekete geçmediğinde her şey geç kalacağını fark edecektir. Eğer biz de bu konuda onları ikna etmiş isek bizden bir proje planı ve teklif isteyerek bu konudaki istekliliklerini ortaya koyacaklardır. Biz proje planı ve teklifte anlaştıktan sonra geriye doğru bir ekip oluşturmak kalacak! Ekibin içerisinde mutlaka bu işlere ön ayak olduğunuz için siz olacaksınız elbet! Ancak üst yönetimin Yalın Dönüşüm Lideri olarak kafasında belirlediği kişi siz olmayabilirsiniz. Eğer o kişi siz olacak olsanız bile kararı üst yönetiminin takdirine bırakmakta fayda var. Aksi halde bu tavrınız üst yönetimi rahatsız edebilir. Bir Yalın Dönüşüm ekibinin nasıl olması ve oluşturulması gerektiği ile ilgili yazıyı ise önümüzdeki hafta paylaşacağım.
5- YÜRÜTME KOMİTENİZİ KURUN
Yalın Dönüşüm Lideri öncülüğünde şirket içi dönüşümü sağlayacak sağlam bir ekip oluşturmalısınız. Bunun için şirket içinde “paralel” bir yapı kurmak yerine mevcut organizasyonun içindeki kişilerin gücü ve yetkisini kullanın! Müdür seviyesinde bir Yalın Dönüşüm ekibi yaptırmak istediklerinizi kolayca gerçekleştirmek için size yol gösterici olacaktır. Üst Yönetim desteği olduğu için Yürütme Komitesi’ndeki kişiler bu işe ister istemez destek verecektir. Üst Yönetimin ikna olmadığı bir ortamda Yalın Dönüşüm kapsamında yapmak istediğiniz çalışmalara taş koyulma ihtimali yüksektir. O yüzden üst yönetim “Yalın’a karşı olacak seslerin susturulacağını” net bir dille söylemelidir. Bu despot bir tavır gibi gözükse bile, ilk etapta gerçek bir dönüşüm için önemli bir aktivasyon enerjisini de beraberinde taşır.
6- DOĞRU METRİKLERLE PERFORMANSINIZI ÖLÇÜN
Yürütme ekibini kurduktan sonra çalışmaların etkilerini sadece görsel olarak değil belirli göstergelerle takip etmeye çalışın. Basit görsel değişiklikler belki göze hoş görünebilir; ancak yaşanan dönüşümü performans metrikleriyle ortaya koymazsanız, üst yönetimin bu isteğini kolayca kaybedersiniz. Performans metrikleriniz mutlaka şirket vizyonu, misyonu ve politiklarına etkilmeli; bunun yanında da karlılığa dolaylı ya da direkt karkıda bulunmalıdır. Performans metriklerinizi belirlenirken üst yönetimle yürütme komitesi istişarede bulunmalı ve bu performans metriklerini bir mantık ve hiyerarşi çerçevesinde oluşturmalıdır. Üst Yönetime küçük detaylardan bahsetmek yerine; bütünü gösteren; karlılığı artıracak aktivitelerin etkilerinden ve sonuçlarından bahsetmeniz faydalı olacaktır.
7- ÜST YÖNETİMİN DESTEĞİ İÇİN DEVAMLI YAKIN TEMASTA OLUN!
Belirlediğiniz metrikleri güncel tutarak; Yürütme komitesi toplantılarında onların desteğine devamlı ihtiyacınız olduğunu hissettirerek üst yönetimin ilgisini üzerinizde tutmalısınız. Üst Yönetim kendilerinden habersiz bir şeylerin yürüdüğünü hissettiği anda Yalın Dönüşüm büyük yara alacaktır. Kendinizi ve çalışmalarınızı üst yönetime raporlamak ve onları gelişmelerden haberdar etmek konusunda yetersiz hissedebilirsiniz; ancak ne olursa olsun bilgilendirmelisiniz. Bilgilendirilmeyen bir üst yönetimin bir şeylerin ters gittiğine ya da projenin yürümediğine dair kaygısı günden güne artacaktır.
Kısaca 7 adımda üst yönetimin problemin farkına varmasından, yürümeye başlayacak muhtemel bir projede desteğini sürekli kılmaya kadar geçen süreci anlatmaya çalıştım. Şirket içinde bir Yalın Dönüşüm’ü başlatmanın kritik adımlarını sizlerle deneyimlerim eşliğinde paylaştım.
- Tabii ki tüm bunları kaleme almam, düşünmem ve tecrübelerim ile fikirlerimi kafamda toplayıp yazmama vesile olan kişiye de teşekkür etmem gerekiyor. Uğur Semih Esen’in geçtiğimiz hafta bana sorduğu soruya karşılık aldığım ilhamla bu yazıyı kaleme aldığım için kendisine teşekkür ediyorum.
Sevgiler
Can YÜKSELEN
